当你给他人打电话时，你应该调整好自己的思路。那么，当你的电话铃声响起之时，你应该尽快集中自己的精力，暂时放下手头正在做的事情，以便你的大脑能能够清晰的处理电话带来的信息或商务。当然，上述过程应该迅即完成如果你让电话铃声响的时间过长，对方会挂段电话，你便辉石区得到的信息或生意的机会。以下几点是你在接电话的时候可以参考的。
一：随时记录
在手边放有纸和笔，随时记下你所听到的信息。如果你没有做好准备而不得不请求 对方重复，这样会是对方感到你心不在焉，没有认真听他说话。
二：自报家门
一拿起电话就应该清晰的说出自己的全名，有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样一旦对让说出其姓名，你可以在谈话中中不时的称呼对放的姓名
三：转入正题
当你接听电话时不要“哼哼哈哈”的拖延时间，而应立即做出反应。一个好的开场白可能是：“您需要我做什么？”当你觉的对方在有意拖延时间，你应该立即说：“真不巧！我正要参加一个会议，不得不在5分钟后赶到会场。”这样说会防止你们谈论不必要的琐事，加速商务谈话的进展
四： 避免将电话转给他人
自己接的电话尽量自己处理，不到万不得以的情况下才能转给他人。这时你应该跟对方解释一下原因，并请求原谅。例如：XX先生会处理好这件事的，请他和您通话好吗？”在你做出这些决定之前，应当确定对方愿意你将电话转给他人。例如，你可以说“对于这样的事情我们会很快派人跟您联系的。”
五：避免电话终止时间过长
如果你在接电话的时候不得不中止电话而查阅一些资料，应当动作迅速。你还可以有礼貌的向对方说：“您是稍后片刻还是过一会儿给您打过去？”让对方的等候的时候，您可以按下等候键，如果你的电话没有等候键，就把话筒轻轻的放在桌子上。如果您查阅资料的时间超过你所预料的时间，你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如：你可以说：“XX先生，我已经快替您找完了，请您再稍后片刻。”当你查找完毕，重新拿起电话时可以说：“对不起，让您久等了”，引起对方的注意。对于接电话的人来讲，当需要查阅资料而有礼貌的请对方稍等片刻，这是可以令对方接受的。如果有人在你正在打电话的时候打进电话，你可以选合适的词让你通话的人稍候。然后拿起另一不电话说：“您能否稍等？我正在接听一个电话。”如果打来的电话只是一些小事，便可以当即回绝，然后迅速转向第一个电话，而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。
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