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数条或多条外线可以分配给数十、上百个员工使用。
为贵公司每一名员工安排一部分机，外线打入首先听到“欢迎至电ⅹⅹ公司，请拨分机号，查号请拨0”的一段电脑话务员进行信息处理（也可人工转接），这样在节约费用，节约人工的同时，对于外线打入者也会以最快的速度与要联系的人联系上。
第二点：自由转接电话。
外线电话打进来可通过分机转接，而不用跑来跑去接电话或来回找人接电话。
分机可以打内线(分机) 和外线，分机间可以无限制转接，外线转接音乐等待，代接内线或外线，秘书征询转接，任意定义值班分机，自动选择空闲外线或指定外线出局。
外线呼入可分组响铃、免打扰功能、强插监听外线或内线、电话会议（三方或五方）、呼叫离位转移、长途和特殊信息台限制拨打、可自定义分机号码、电脑语音问候（国产机一般内置于主机、进口机需要单独配置）。
如没有安装电话交换机，外线打进占线或无人接听使您很可能失掉了一次在第一时间与客户联系的机会；这项工作交给电话交换机来处理，遇忙转移和立即转移会按您的需要把电话转到您身边一处分机。
也可安装语音信箱设备，就会把此电话转到您自已的信箱中让客户留言。
第三点：控制电话费用。
可根据需要，限制各部分机拨打国际、国内长话、市话或只能打内部电话。
安装电话交换机设备，内部之间的通话是不经过上级市话局，就不会产生话费，又减轻了市话局及其到用户交换机中继线的话务量和投资。
电话交换机话费管理优势：它会按您的安排为每一分机安排一个密码账号，给员工指定分机。安装计费功能后，计费系统会告诉您每一位员工所打出的电话号码及费用。您就可对每位员工的电话费用有帐可查，比凭借员工自觉性的被动管理更有效。
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