具体来说，买家首次来函，如果内容简单，对商品品种、规格等都是泛泛而指，很显然他是来了解行情的，或只是联系一下而已，下单的可能性较小。对于这类查询，只要将客户关心的问题和自己企业的介绍回复给他就可以了。
对于那些查询具体产品，甚至列出了详细规格的客户，表明他们是在对目标供应商做过详细的调查和了解之后才发查询的，所以你就商在收到查询后必须慎重对待，一定要及时回复。为了啬回复的吸引力和说服力，在回复新客户时，除了在邮件中回复客户关心的问题，最好同时将公司的其他情况和公司的网站介绍给该客户，让客房更全面、更透彻地了解公司。
一般来说，对询盘的回复一定要快。但是光“快”还不够，还要“准”。供应商何买家回复电子邮件时，要尽量遵循以下五大要决。
一、准确：要将回复写得很清楚，首先要正确理解买家来函的准确意思，如有不清楚的地方，应立即去函向客户询问了解，切忌一知半解。其次，供应商要将自己的意思表达得清楚准确，将自己公司的情况介绍清楚，多使用有说服力、准确的数据，切忌使用模棱两可或含含糊糊的词句。
二、全面：一方面要全面彻底地回答买家查询的方方面面，包括买家提出的所有的问题和感兴趣的点点滴滴。另一方面，邮件本身的结构和内容也要完整。很多人书写邮件时喜欢即兴发挥，往往内容简单，结构松散。有时还在邮件中使用网上流行的符号和缩写，这在正式的商务信伯往来中是不可取的。
三、具体：给买家回复的信息越具体，就越能方便买家做出决策。通常买家也有自己的客户或用用户，也需要将明确具体的信息传递给自己的客户，所以，如果内容不详细，肯定会导致买家或买家的买家再次发函追问，耽误大家的时间和精力 。
四、清楚：电子邮件也应像传统的商业书信一样，不论是版式还是语句都应整洁明了，少使用难懂的词语或表达。
五、礼貌：礼貌的重要性自不用说，但商务礼貌与日常礼貌是有所区别的，要多使用正式的表达，少用口语语气。尊重对方的风土人情、禁忌和宗教信仰。人称表达上要昼少用第一人称，多用“你”发表示尊重对方，用第一人称时，要用“我们”代替“我”等等。很多买家在选择供应商，特别是长期的合作伙伴时，特别注重供应商是否专业，除了经营产品专一，行业知识丰富外，一封地道的回复邮件也能显示供应商或业务人员的“专业功底”，提升企业形象。
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